仕事術

[初めての管理職]-部下指導で悩みが絶えない時の解決方法5つ

部署の目標を設定し、達成に向けて部下を動かし常に最善の選択をする“マネジメント力”が求められる「管理職」。

今までは自分ひとりが結果を出せばよかったけど、5人10人の部下を全員成功に導かないといけません。
前任者が作ってくれたマニュアル通りにやってみても、次から次へとでてくる部下指導の悩み…

部下が全然育たない!
部下に無視されるんだけど…
部下の反発が激しい
できる部下とそうでない部下の差が激しい
部署内の雰囲気がギスギスしている

悩めば悩むほどドツボにはまってしまい、なかなか抜け出せないもの。
このページでは、新米管理職が抱える【部下指導のお悩みを解決する方法を5つ紹介】していくので、参考にしてみてください。

プロジェクトの全体像を伝える

なかなか成果が出ない部下に効果的なのが、この『仕事の全体像を見せる』です。
特に単純作業の多い部下には、プロジェクト開始前に必ずコレをして下さい。

全体を把握させることで、【自分の役割が明確になりモチベーションが上がります。】
「俺って一体何をやっているんだろうなぁ?」と思わせないようにして下さい。

■どうやって伝えるのが効果的?
工程がいくつもあり複雑なプロジェクトの場合は、できるだけ簡略化した資料を作って渡すと良いでしょう。(閲覧後は社外に持ち出さないように回収して下さいね)

大まかな流れが分かるように、○や□・矢印などの記号も活用して下さい。
イメージとしては、、、

工程A     工程B
 ◇   →   ○
         ↓
工程D     工程C
 ☆   ←   △

といった感じで、かなり簡略化された図ですが、逆にこのくらいシンプルな方が頭に入りやすくて◎
各工程に部分に担当者の名前を書いておくと尚良しですね♪

指導と評価のタイミングは的確に

部下を指導する立場として忘れてはならないのが評価です。
ただ、この<指導と評価は受け手によっては逆転する>ということを知っておかないと、ほぼ100%部下に嫌われます。

「やる事が遅いんだよ」
「雑だなぁ、もっと丁寧にやって」
「なんでコレができないの?」

『指導』のつもりで上司がこれらの発言をしたとしても、部下にとっては『評価』と聞こえてしまうんですね。

悪い評価を受けたのならば、なにクソ!と頑張ればいいじゃないか?という上司の気持ちも分かりますが、草食系男子が増えた現代ではそんな反骨精神のある男は人口の1割もいないでしょう…。

時代に合った『指導』をしないと部下は育ちません。
先ほどの3つの指導を現代風に修正してみたのでチェックしてみて下さい。

「やる事が遅いんだよ」
→ 「ここ時間がかかっているけど分からない事があった?毎回かかりそうならやり方を変えてみようか。」

「雑だなぁ、もっと丁寧にやって」
→ 「急いでやったのかな?ここは丁寧にやった方がいいから次からよろしくね」

「なんでコレができないの?」
→ 「この作業は苦手かな?どの部分がやりにくいか教えてくれる?次はこうしてみようか」

ダメな部分だけを指摘するのではなく、できなかった理由をしっかりとヒアリングして次はできるように一緒に考える。
これが真の『指導』です。

正直ここまで細かい対応はできないよ…と思われるかもしれませんが、コレを徹底すると部下だけでなくあなた自身も大きく成長する(※)ので、必ず実践して下さいね。

※部下が達成できなかった理由を聞くと、指示の荒さが露呈します。

長所を生かせるような采配を心がける

部下といっても色んなタイプがあります。

「単調作業が得意」
「クリエイティブな仕事が好き」
「居るだけで場の雰囲気が和む」
「人と接するのが上手」
「よく突飛な案を出してくる」

このように部下の性格・特性を十分に把握して、得意な仕事を割り振るのも上司の役目。

この【適材適所がバッチリ決まれば、短時間で最大の成果が出る】だけでなく、【部下のストレスを最小限に抑えられる】といったメリットもあります。

コミュニケーションを忘れずに

上で説明した“部下のタイプ”を知るためにも、円滑なコミュニケーションは必須です。
コミュニケーションにも、
「信頼関係を築く」
「方針や考え方を理解させる」
「業務遂行に必要」
と、いくつか種類があり、それぞれやり方が微妙に変わってきます。
間違ったコミュニケーションの取り方をすると目標は達成できません。
具体的にどんな方法でコミュニケーションを取ればいいのか?をチェックしておきましょう。

■信頼関係を築くためのコミュニケーション
ちょっとした相談・質問でも全力で聞く!コレが信頼関係をよくする基本です。
「聞く」といっても単に聞き流すのではなく、部下と向き合って「傾聴」するのが大切。

また、信頼関係がある程度深くなってきたら、仕事以外の話題を振るのも良いでしょう。
ちょっとした冗談を言い合いながら仕事ができるようになったら◎
だた、あまり仲良くなりすぎて馴れ合い状態になると仕事のクオリティが低下するので注意して下さい。

■方針や考え方を理解させるコミュニケーション
会社や自身の考え方を部下に伝えるには、大前提として【その方針の筋が通っているか?】が大切です。

我が社は○○のために、△△をし、□□な企業として社会に貢献する。

上の○△□をサッと埋められたらOK!
ここが不安定(ハッキリ決まっていない状態)だと部下は何を信じて進めばいいのか分からなくなり、やる気が喪失してしまします。

・上からこう言われているからやりましょう。
・とりあえず利益を出せばいいので頑張りましょう。

こんな内容だと部下にバカにされてしまいますよね?(笑)

■業務遂行に必要なコミュニケーション
実際の業務におけるコミュニケーションとして大切なのは、小まめな報告・連絡・相談です。

ん?これは?と少し疑問に思ったことでも、部下が正しく判断できるようになるまでは全て自分に相談するように義務付けてください。

また、ホウ(報告)・レン(連絡)・ソウ(相談)が極端に苦手な部下には、自分が手本を見せて少しずつ慣らしてあげるのも忘れずに。

この時一番大切なのが、『あまり忙しそうにしない』こと。
上司であるあなたがバタバタと常に忙しい状態だと、部下は「今相談したら悪いなぁ…怒られるかも…」と遠慮(萎縮)してしまいます。

そんなことを気にせずに聞いてくるのが普通だろ?
と呆れるかもしれませんが、その普通が通用しなくなっているのが現代社会なんです。
待っているだけでなく、できることは何でもやっていかないと部下の管理はできません。

同じ目標に向かって一緒に進む

このページの冒頭でも少し触れましたが、今のチーム(部署)では、何をやっているのか?目標は何か?を設置して、それに向かってみんなで進む!という意識を持たせるのも非常に重要です。

この意識を養うために必須なのが『ミーティング』。
最近では、スカイプやチャットワークなどを使いネット上でミーティングをする会社が増えてきました。
確かにオンラインミーティングは場所を選ばないのでコストカットになると思いますが、相手の考えが伝わりにくい一面もあるので、部下の性格や特徴を掴むまでは極力『みんなで集まってミーティング』をして下さい。

ミーティングにも色んなやり方がありますが、チームが一緒になって進める<参加型>がオススメです。

この参加型ミーティングで役立つのが≪付箋≫
大まかな議題は最初に決めておいて、疑問や閃きを各人が付箋に書いてペタペタと貼っていくスタイルです。
こうすることで、単に聞いているだけのつまらない会議ではなく、自分の意見もしっかり反映してくれるから楽しく会議ができるんですね。

部下の気持ちになれるか?が重要なポイント

部下の指導で悩んでいる人は、

1. 業務(プロジェクト)の全体像を伝える
2. 的確な『指導』と『評価』をする
3. 部下が活躍できる配置をする
4. コミュニケーションで信頼関係を高める
5. 同じゴールに向かって進む

この5つをちゃんと実践すれば、部下の負担を最小限にしながら最大の成果を出すことができます。

部下は自分の駒だから何でも言うことを聞かないとダメ!ではなく、部下の悩みや迷いをしっかりと受け止めて一緒に解決しよう!という姿勢を絶対に忘れないでくださいね。