仕事術

仕事が早い人はみんな実践している!絶対に外せない5つのコツ

仕事が遅くて毎日残業、ゆっくり寝たいのに休日出勤…残業代や休日出勤手当なんて全く出ない。

自分では頑張っているつもりなのに、他の人のように仕事を早く終わらせることができない。
色んな人に早く終わらせるコツをたくさん聞くけど、それらを全部やろうとするほど空回りしてしまうものです。

ここでは、仕事が早い人が実践しているコツを5つ紹介していきます。とりあえずこの5つだけやってみてください。
数日後には定時上がりの毎日が待っていますよ♪

まずは分析!どの仕事に時間がかかるのか?を知る

仕事が遅い人の特徴で最も多いのが「どうして遅いのか分かっていない」です。
とにかく急いでやればいいのかな?と早さだけを考えて闇雲に動くと、今度は成果物の質が落ち“仕事をしている意味”が無くなってしまいます。

まずは、どの作業に時間がかかっているのか?
という【弱点をしっかり見つめて、その部分だけをスピードアップすることで無駄なく仕事の効率化が実現】できます。

何にどれくらい時間がかかっているのか?エクセルにまとめてみよう

分析と言われても、どうしていいか分からない…
そんな人のために具体的なやり方を一つ紹介します。
これは、私が実際に試して<残業日数が35%減った方法>なので試す価値は大いにあると思います。

1.今日一日の作業ログをつける

エクセルやグーグルのスプレッドシートなど表計算ソフトに、今日の作業とそれにかかった時間を全部メモって下さい。
(作業しながらでOK)

2.一番時間がかかったものに赤色をつける

この赤色があなたの弱点(苦手な作業)です。
ただ『誰がやっても時間がかかる業務ではないか?』は必ず確認しておきましょう。
同じような業務に同僚がどれくらい時間がかかっているのか?を聞いて比べると良いですね。

3.どれくらい時間短縮ができそうかイメージする

苦手な作業が分かったら、なぜ時間がかかってしまうのか?を考えてみて下さい。
短縮できる作業はないか?一度にまとめてできる作業はないか?質が求められる作業なのか?
時間短縮!と固く考えすぎると逆に時間がかかってしまうので、どんな風に手抜きをしてやろうかな、と軽い気持ちで実践してみて下さい。

※時間をかけてやらないとダメな仕事は、ちゃんと時間をかけて下さいね。

ざっくりでも良いからスケジュールは必ず立てる

「自分でスケジュールを立ててその通り作業する」
コレも仕事が早い人が毎日実践しているコツの一つです。

・スケジュールを立てずに作業をする
 ⇒遅れたら遅れたままズルズルと作業して全体的に押してしまう

・スケジュールを立てて作業をすると
 ⇒一つの作業で時間がかかっても他で帳尻合わせをしようとする

要は【『この作業を何時何分までにやる!』という意識を常に持つことが大切】なんですね。

この作業を何分までにできたらミッションクリア
報酬は、今日の晩飯を牛丼→ステーキにグレードアップ!
なんてクエスト形式にしちゃうのも良いかもしれません。

自分へのご褒美を設定するのは割と効果がありますよ♪

まずは一日の作業予定を一時間刻みでエクセルに書き込んで、その通り実行していくところから始めましょう。

分刻みでスケジューリングすると、細か過ぎて絶対に長続きはしません。
一時間刻みのスケジュールで遅れが目立たなくなってきたら、分刻みの予定を組んでみて下さい。

スケジュールどおりに毎日の業務がこなせるようになったら、週間・月間と調整範囲を広くすると業務全体の流れもチェックできて、さらに仕事の効率やスピードが上がります。

立ち止まりそうになったら即、上司に相談

「いつもこの作業に時間がかかるんだよな…」と、【考え込むと余計な時間が過ぎてしまうだけ】です。
考えないとヒトは成長しない、それは一理ありますが考えても分からないものは分からないんですよね。
そんな時は上司に相談して意見をもらいましょう!

質問したら「そんなことも分からんのか!」って怒られそうだから言いたくないな…と思う気持ちも分かりますが、時間を浪費するばかりだと「なぜもっと早く聞いてこないんだ!?」と、叱られるのは目に見えています。

上司も昔は仕事が遅かったんです。
でも今はあなたよりも仕事が早い。

そんな人がどうやって仕事を早くこなせるようになったのか?
パクれる部分はパクって吸収しちゃいましょう。

上司だけでなく、同じような仕事が自分よりも早い同僚や部下にコツを聞くのも一つの方法ですね。

整理整頓を常に心がける

片づけと仕事が早いのは何か関係があるの?と感じるかもしれませんが、実はこれも仕事の効率を上げるためには必須です。

まず机(作業台)の上をキレイにしておくことで、【作業スペースが広がり効率アップ!】
それだけでなく見た目がスッキリするため、【落ち着いた気持ちで作業に取り組める】というメリットもあります。

また、パソコンを使った仕事をする人は、ファイルやデスクトップの整理もしておいてください。
必要な時にいつでもデータを取りだせるようにしているだけで、最低でも10分は時間短縮できますので。

機会があったら仕事が早い人の机やパソコンをさり気なくチェックしてみて下さい。
余計なものが置かれておらず、気持ち良いくらい整理整頓されているハズですから。

息抜き(リフレッシュ)の時間を必ず確保する

早くやらなきゃ!という強迫観念に囚われてしまうと、逆に仕事が全然進まなくなってしまいます。
ちょっと煮詰まったかな?と感じたらすぐに、「体を動かす」「外に出る」「何か飲む」といった【脳と体のリフレッシュをして集中力を復活させる】のが大切。

どうして脳がリフレッシュすると仕事が早くなる?

一日中同じ作業を続けていると、脳が飽きてしまい集中できなくなります。
これはヒトの体のつくりなので変えることはできません…。

脳の集中力は60~90分しか持続しません。
一時間毎にストレッチや換気、飴を舐めるなどのリフレッシュタイムを作ると仕事効率はグンと上がります。
また、別の作業をして脳をリフレッシュする手もありますね。

おすすめの息抜き方法は?

・目を閉じて1分間目だけボーっとする
5分もボーっとしていると逆に脳がリラックスモードに入って集中できなくなるので、1分間だけ気を抜きましょう。
この時一番大切なのが、余計なことは考えず頭をからっぽにする、ということ。
たった1分ではありますが、思った以上に効果があるので試してみて下さい。

・両手を上にあげて伸びる
特にデスクワークやライン作業など、同じ動きを一日中繰り返す人に有効なリフレッシュ方法。
体を動かし血流を良くするため、脳だけでなく体のコリを予防する効果もあります。

・大きな深呼吸を3回する
仕事が思うように進まないのは、脳が酸欠状態で冷静な思考ができていないから…。
深呼吸は脳に大量の酸素を送り込むため、脳の“考える力”が復活します。
少しずつゆっくりと息を吸い《これ以上吸えない!》というところまできたら、ゆっくりと吐いて下さい。
これが正しい深呼吸のやり方です。

自分の時間を作ることが仕事のスピードアップに繋がる

仕事が忙しくて自分の時間なんて作れない…
その気持ちもよく分かりますが、趣味を楽しんで心と体を喜ばせることも大切です。

例えば趣味が筋トレの人は、
今日はジムに行くから残業は20時まで!
と、朝の時点で決めてしまえば、スケジュールを立てるのも苦ではありませんよね。

仕事が早い人は自分のやりたい事もしっかりと楽しめている。
趣味をもっと楽しみたいから、さらに早く仕事が終わらないか?色々と試してみる。

一度きりの人生だからこそ、仕事も趣味も全力でぶつかっていきましょう!