仕事術

【仕事が遅い人必見】仕事のスピードが75%UPする改善方法

他の人と同じ仕事量なのに毎日残業
やる事が遅い!と上司から怒られてばかり
頑張っているけど全く早くならない

仕事を早く終わらせて「デキる男と思われたい!」「定時で帰って趣味を楽しみたい!」
しっかりとコツを掴んで仕事をすれば、今よりも大幅にスピードアップします。

このページでは、仕事が遅い人の改善方法と、仕事が遅い部下を持つ上司の指導方法を紹介するので参考にしてください。

思い立ったらすぐ行動!これがスピードアップの秘訣

仕事が遅い人の大半は、優柔不断な性格であることが多いです。
「どうしよう…」
「どっちがいいかなぁ?」
「でもなぁ~」
このように悩み出したら15分、30分なんてあっという間に過ぎていきますよね(汗)
悩めば悩むほど視野が狭くなり、良い決断ができなくなるケースも多々あります。

迷ってしまうくらいならパッと動く!
【結局やらないとダメな事なんだから後回しにしたって仕方がない。】

このような考え方で行動をすると案外うまくいきます。
(もしダメな結果がでたとしても、そのデータを分析して次のやり方を試せばいいだけなので気に病まなくてもいいですよ)

■しっかり考えて仕事をしないと怒られない?
もちろん、仕事をする上で『考える』ことはとても大切なのですが、考えるべき仕事とそうでない仕事があります。
成果に直結するような内容の仕事はじっくり考えて計画を立ててから動くべきですが、そこまで重要でない単調作業に関しては、何も考えずにとりあえず着手する!くらいが調度いいでしょう。

仕事(作業)の予定を組んでさらにスピードアップ!

何でもパッと行動できるようになったら、次は仕事のスケジュールを組みましょう。
初めての人は、まず午前中の予定だけでいいので30分刻みでタスクを書き出して下さい。

例)
9:00 前日のデータ整理
9:30 新規顧客のメール対応
10:00 クレーム対応
10:30 検品・梱包
11:00 出荷前のチェック
11:30 (ゆとり)
12:00 昼食

このように書き出すことで、
「次はコレをしないとダメだから今この準備ができるな」
と、【次の行動を意識しながら動けるので効率がよくなります】。

11:30の部分に設定した“ゆとり”は、休憩ではなく各作業で予想外のトラブルがあった時のために空けている時間なので、時間通り進められた場合は次の作業を前倒ししてください。

ただ、あまり神経質になりすぎると≪時間通りできなかった…≫と自分を責めてしまい、仕事のスピードが落ちてしまいます。
「予定はあくまで予定なんだし」と、肩の力を抜いてスケジュールを組んでくださいね。

■作業にかかる時間が読めない…どうしたら?
「何分でできるか分からないから予定が組めない…」
そんな人は、まず自分の作業スピードを計ってみましょう。
何時から何時まで何をどのくらいやったか?をメモって下さい。

例)
9:00~9:30 メール対応(10件) 30分
9:30~9:50 クレーム対応(1件) 20分
9:50~10:35 商品の仕分け(15個) 45分

この時に忘れてはいけないのが“作業量を具体的に書いておく”ことです。
1件あたり何分、1個あたり何分が分からないとスケジュールは組めません。

ひとまず今日から一週間のデータを取って、現在の自分の作業スピードを把握しておきましょう。
自分の力を知った上で予定を組むとその通り進むので、モチベーションUPにも繋がります。

分からなかったらすぐに相談するのも◎

分かるまで考えていたら、いつの間にか夕方になっていた。
責任感が強く、一人で全てを背負い込むタイプの人がこの状況に陥りやすいんですね…。

分からないことは何時間考えても答えは出ない!と割り切って、上司や同僚に相談しましょう。
【第三者の冷静な意見が仕事のスピードアップに繋がる】ことも多々あります。

但し、何も考えずに相談するクセがつくと、自身の成長が止まるので要注意!
まずは自分なりに考えて「こう思ったのですが、○○さんならどう思いますか?」と意見を仰ぐのがベストです。
自分で考える時間を5分、10分と自分なりのルールを作っておくと良いですね。

完璧主義をやめる

何でも完璧にやらないと気が済まない!
そんな完璧主義な考え方が仕事のスピードを遅くしてしまいます。

完璧にやり遂げたとしても、
・そこまでキッチリしなくても…
・誰もそれ見てないよ?
・社内資料だから適当でいいのに
・時間もったいないなぁ
・何を必死になっているの?
周りからこう思われていることがほとんどです。

完璧にやってくれ!と頼まれた仕事は時間をかけてしっかりやるべきですが、それ以外の仕事は【70%くらいの力で取り組むのが丁度いい】でしょう。

自分の部下が「仕事が遅い」場合の対策は?

あいつは何をやっても遅い、どうしたら早くできるんだ?と、仕事が遅い部下の教育で悩んでいる人は、次の3つを試して下さい。

とりあえず自分がやって見せる

まずは自分がやるとどのくらいの早さでできる仕事なのか?を部下に見せて下さい。
この時「○分でできたからお前もやって」と結果だけを伝えるのはNG!
理由は「具体的なやり方を見ていないから同じ早さでできるワケがないから」です。

時間がもったいないと感じるかもしれませんが、部下を横に付かせて“やり方”まで細かく見せてください。

次に、自分がやって見せた仕事と同じ内容のもの(全く同じでなくても作業工程が同じならOK)を部下にやらせてみます。
自分が部下の横に立って、どんなやり方で進めているのか?を細かくチェックして下さい。
(紙に書きこむと部下は萎縮してしまうので、頭の中でメモを取ってくださいね)

それが終わったら、自分と部下のやり方を比べて、時間がかかっている部分を改善するように指導します。
その時、頭ごなしに「こうしろ!」と伝えるのではなく、どうして部下が自分と違うやり方をしたのか?を引き出しましょう。
部下の考えをしっかりと聞くことで、信頼関係が深まりお互い仕事がしやすくなるメリットがあります。

時間に対しての意識を持たせる

仕事が遅い部下に共通して言えるのが、≪時間を気にしていない≫という事です。

時間は有限であると意識させるために、一日の業務で何をどれくらいしたのか?を書き出させて下さい。
そして【「一日でこれくらいの量はこなして欲しい」と明確な目標を提示】しましょう。

また、いつまでにやる!という意識を持たせるために、各作業工程をミッション化して焦らすのも一つの手段ですね。
3月はこのミッションをクリアしたら飲みに連れていってやるぞー、とご褒美をぶら下げるのもアリです。
(但し、部下に嫌われていたら↑は逆効果なので、その時はまず信頼度を上げてください)

できなかった時はその原因を追究させる

仕事が時間通りできなかった場合、どうしてできなかったのか?を一緒に考えるのも上司の役目。

【できない原因を潰せば仕事のスピードは必ず上がります。】

何度も同じ間違いを繰り返すのなら、なぜ繰り返すのか?繰り返さないようにするためにはどこを変えればいいのか?を考えさせてみてください。
最初は何をどう考えていいのか分からないと思うので、一緒に考えてあげましょう。

こいつはポンコツだから仕方ない…なんて部下を全否定するような事は口が裂けても言ってはいけません。

仕事が遅いのを改善したいなら今日から始めよう

仕事のスピードを上げるためには、後回しにせず思ったらまず行動!
素早く動くことで脳が活動モードになり効率よく仕事ができるようになります。
このページで紹介した≪仕事が遅いのを改善する方法≫も今日から試してみて下さい。